Declaración de seguridad

Esta traducción al español se ofrece solo como referencia. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.

Fecha de entrada en vigor: 18 de junio de 2026

Última revisión: 18 de junio de 2026

Empresa: Translation Excellence, Inc.

Dirección: 3300 S. Parker Rd., Suite 200, Aurora, CO 80014

Contacto: info@translationexcellence.com

NUESTRO COMPROMISO CON LA SEGURIDAD

Translation Excellence, Inc. asume con seriedad la seguridad de los datos de sus clientes, de las comunicaciones confidenciales y de la información personal de las personas a las que presta servicios. Como empresa de servicios lingüísticos profesionales que opera en los sectores de salud, legal, gubernamental y empresarial, reconocemos que la confianza y la confidencialidad son la base de todo lo que hacemos.

Translation Excellence, Inc. cuenta con la certificación ISO/IEC 27001 para Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información (ISMS) y estructura su programa de seguridad conforme a los requisitos de ISO 27001. Esta certificación refleja nuestro compromiso con un enfoque sistemático y basado en riesgos para proteger los activos de información de nuestros clientes, nuestros socios y las personas a las que prestamos servicios.

Esta Declaración de seguridad describe las salvaguardas administrativas, físicas y técnicas que Translation Excellence, Inc. mantiene para proteger la información bajo su custodia. Se aplica a todos los datos que se manejan a través de nuestro sitio web, nuestras operaciones de servicio y nuestros sistemas internos.

SEGURIDAD ORGANIZACIONAL

1.1 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (ISMS)

Translation Excellence, Inc. opera un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (ISMS) formal, certificado conforme a ISO/IEC 27001. Nuestro ISMS ofrece un marco estructurado y basado en riesgos para identificar, evaluar y tratar los riesgos de seguridad de la información en toda nuestra organización. El ISMS está sujeto a revisión interna continua y a auditorías externas periódicas para mantener la certificación e impulsar la mejora continua.

1.2 Programa de seguridad de la información

Translation Excellence, Inc. mantiene un programa formal de seguridad de la información que se revisa y actualiza de forma periódica. Nuestro programa está diseñado para identificar, evaluar y gestionar los riesgos para la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información que manejamos.

1.3 Responsable de privacidad y seguridad designado

Translation Excellence, Inc. ha designado a un Responsable de Privacidad y Seguridad encargado de supervisar nuestro programa de seguridad, gestionar el cumplimiento de la normativa aplicable (incluidas HIPAA e ISO 27001), responder a los incidentes de seguridad y coordinarse con los clientes en materia de protección de datos.

1.4 Políticas y procedimientos de seguridad

Mantenemos políticas y procedimientos de seguridad por escrito que abarcan el uso aceptable, el manejo de datos, el control de acceso, la respuesta a incidentes y la gestión de proveedores. Estas políticas se revisan al menos una vez al año y se actualizan según sea necesario para reflejar cambios en nuestras operaciones, nuestra tecnología o el entorno regulatorio, en consonancia con los requisitos de documentación de ISO 27001.

1.5 Evaluaciones de riesgos

Translation Excellence, Inc. realiza evaluaciones de riesgos periódicas para identificar posibles vulnerabilidades en sus sistemas de información y prácticas operativas, de conformidad con el marco de nuestro ISMS basado en ISO 27001. Los resultados de las evaluaciones de riesgos se utilizan para priorizar las mejoras de seguridad y las inversiones en salvaguardas.

SEGURIDAD FÍSICA

3.1 Acceso a las instalaciones

El acceso a las oficinas de Translation Excellence, Inc. y a cualquier área donde se procese información sensible está restringido al personal autorizado. El acceso de visitantes se registra y supervisa.

3.2 Eliminación segura

Los documentos y materiales físicos que contienen información de clientes o PHI se eliminan mediante métodos de trituración segura. Los medios electrónicos que contienen datos sensibles se sanitizan o destruyen antes de su eliminación o reutilización.

3.3 Normas para el trabajo remoto

Los empleados y contratistas que realizan trabajos remotos de interpretación, traducción o administración que involucran información sensible deben trabajar desde entornos seguros y privados. Esto incluye garantizar que las conversaciones confidenciales no puedan ser escuchadas por terceros y que las pantallas que muestran información sensible no sean visibles para personas no autorizadas.

CONTROLES DE SEGURIDAD TÉCNICOS

4.1 Cifrado

Los datos que se transmiten entre los clientes y nuestro sitio web están protegidos mediante cifrado Transport Layer Security (TLS). Toda información de salud protegida electrónica (ePHI) u otros datos sensibles que transmita Translation Excellence, Inc. se cifran en tránsito mediante protocolos estándar del sector.

4.2 Controles de acceso

El acceso a los sistemas y datos que contienen información sensible o confidencial se rige por controles de acceso basados en roles. El acceso se otorga según el principio de mínimo privilegio: el personal recibe únicamente el nivel de acceso necesario para desempeñar las responsabilidades que tiene asignadas.

4.3 Autenticación

Translation Excellence, Inc. exige el uso de contraseñas seguras y, cuando corresponda, autenticación multifactor (MFA) para acceder a los sistemas y plataformas internos que contienen datos sensibles.

4.4 Monitoreo y registro de sistemas

Mantenemos registros de auditoría de los accesos a los sistemas que contienen datos sensibles de clientes o PHI. Estos registros se revisan periódicamente para detectar actividades anómalas o no autorizadas.

4.5 Gestión de software y parches

Translation Excellence, Inc. mantiene una práctica de gestión de parches para garantizar que los sistemas operativos, las aplicaciones y las herramientas de seguridad que se utilizan en nuestras operaciones se mantengan al día con los parches y las actualizaciones de seguridad vigentes.

4.6 Seguridad de los dispositivos (endpoints)

Los dispositivos proporcionados por la empresa y los dispositivos autorizados están protegidos con software de seguridad para endpoints actualizado, incluida la protección antivirus y contra malware. Se aplican el bloqueo automático de pantalla y el cifrado de disco completo cuando corresponde.

SEGURIDAD DE TERCEROS Y PROVEEDORES

5.1 Evaluación de proveedores

Antes de contratar a proveedores, plataformas o subcontratistas externos que puedan acceder a información de clientes, procesarla o almacenarla, Translation Excellence, Inc. revisa las prácticas y capacidades de seguridad del proveedor.

5.2 Obligaciones contractuales

Los proveedores externos con acceso a datos sensibles de clientes deben aceptar las obligaciones contractuales correspondientes, incluidos requisitos de protección de datos, obligaciones de confidencialidad y, cuando corresponda, acuerdos de asociado comercial (BAA) conforme a HIPAA.

5.3 Intérpretes subcontratistas

Los intérpretes y traductores independientes que Translation Excellence, Inc. contrata en régimen de subcontratación para atender encargos de clientes están sujetos a los mismos requisitos de confidencialidad y cumplimiento de HIPAA que los empleados directos. Todos los subcontratistas asignados a cuentas del sector salud deben suscribir un BAA con Translation Excellence, Inc. antes de su primer encargo.

RESPUESTA A INCIDENTES

6.1 Detección y notificación de incidentes

Translation Excellence, Inc. mantiene procedimientos para identificar, notificar y responder a posibles incidentes de seguridad. Los empleados y contratistas deben informar de inmediato cualquier brecha de seguridad de los datos, sospechada o confirmada, la pérdida de un dispositivo que contenga información sensible o el acceso no autorizado a información de clientes.

6.2 Procedimientos de respuesta a incidentes

Al identificar un posible incidente de seguridad, Translation Excellence, Inc.:

(a) Investigará con prontitud la naturaleza, el alcance y el impacto del incidente.

(b) Contendrá el incidente y adoptará medidas para evitar una mayor exposición.

(d) Cumplirá todas las obligaciones de notificación de brechas aplicables conforme a HIPAA, la legislación de Colorado y cualquier otra normativa aplicable.

(e) Documentará el incidente y las medidas de respuesta, y adoptará medidas correctivas para evitar que se repita.

6.3 Notificación de brechas conforme a HIPAA

En el caso de incidentes que involucren información de salud protegida no asegurada, Translation Excellence, Inc. notificará a la entidad cubierta correspondiente sin demoras injustificadas y a más tardar 60 días calendario después de su descubrimiento, de conformidad con 45 CFR § 164.410. Los procedimientos detallados de notificación de brechas se establecen en nuestra Política de privacidad y confidencialidad HIPAA.

CUMPLIMIENTO Y MARCO REGULATORIO

ISO/IEC 27001 Translation Excellence, Inc. cuenta con la certificación ISO/IEC 27001 para Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. Nuestro ISMS se estructura en torno al marco ISO 27001 y ofrece un enfoque sistemático y preparado para auditorías para gestionar los riesgos de seguridad de la información en toda nuestra organización. Cumplimos los controles y requisitos de ISO 27001 como parte de nuestro compromiso permanente con la excelencia en seguridad de la información.

HIPAA / Ley HITECH Como asociado comercial de entidades cubiertas del sector salud, Translation Excellence, Inc. cumple la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad y la Regla de Notificación de Brechas de HIPAA, así como las obligaciones ampliadas que la Ley HITECH impone a los asociados comerciales.

Ley de Privacidad de Colorado (CPA) Translation Excellence, Inc. cumple las disposiciones aplicables de la Ley de Privacidad de Colorado que regulan el tratamiento de los datos personales de los residentes de Colorado.

Requisitos de los contratos federales Cuando presta servicios en virtud de contratos con el gobierno federal, Translation Excellence, Inc. cumple los requisitos de seguridad y manejo de datos aplicables, incluidos los establecidos en el contrato, en el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) aplicable y en cualquier requisito de seguridad específico de la agencia.

Marco de Ciberseguridad del NIST Translation Excellence, Inc. utiliza el Marco de Ciberseguridad del NIST como modelo de referencia complementario a nuestro ISMS basado en ISO 27001 para organizar y mejorar de forma continua nuestro programa de seguridad de la información.

CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

Translation Excellence, Inc. conserva los datos de clientes, los registros de encargos y la información relacionada solo durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que se recopilaron, cumplir las obligaciones legales y contractuales aplicables, y resolver controversias o hacer cumplir acuerdos.

Los plazos de conservación de datos son los siguientes:

Registros de encargos del sector salud y documentación de PHI relacionada: un mínimo de 6 años, de conformidad con los requisitos de HIPAA, o más si así lo exige el contrato o la normativa aplicable.

Registros de clientes y empresariales ajenos al sector salud: se conservan de conformidad con la legislación aplicable y la política interna de conservación de registros, por lo general durante no menos de 3 años.

Registros de seguridad y auditoría: se conservan durante un mínimo de 1 año, o más si así lo exige el contrato o la normativa aplicable.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, Translation Excellence, Inc. los elimina de forma segura mediante métodos adecuados a la sensibilidad de la información, incluida la eliminación segura de datos electrónicos y la trituración física de los registros en papel.

ACTUALIZACIONES DE ESTA DECLARACIÓN

Translation Excellence, Inc. revisa y actualiza esta Declaración de seguridad al menos una vez al año y cuando sea necesario para reflejar cambios sustanciales en sus prácticas, su tecnología o los requisitos legales aplicables. La fecha de “Última revisión” que figura al inicio de este documento corresponde a la revisión más reciente.

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